Создание организационной структуры кофейни — старший бариста и управляющий

Открыть кофейню не так просто, но возможно. И вот ты с головой ушёл во все процессы, стараясь везде успеть. Ты и бариста, и маркетолог, и логист, и дизайнер, и менеджер по закупкам, и управляющий. Часов в сутках на всё не хватает. Со временем у тебя получается всё лучше, но что дальше? Нужно высвободить время на новые проекты, ведь ты не планируешь всю жизнь работать только тут. Открыв одну кофейню, ты сделал только первый шаг вперед.

Да, это статья про развитие, опасения и делегирование – про создание организационной структуры кофейни. И как в самом начале я рекомендовал научиться готовить кофе и периодически стоять за стойкой самостоятельно, так в дальнейшем предлагаю отдать всё в чужие руки оставив за собой лишь самые важные вопросы. Но как это сделать? Это постепенный путь.

Выведи кофейню на хорошую прибыль

Однозначно нет смысла что-то придумывать со структурированием малоприбыльных проектов. Их нужно либо довести до необходимого результата, либо закрыть. Звучит не слишком приятно, но всё упирается только в упорство и анализ своих ошибок.

При этом просто хорошей прибыли мало, прибыль должна быть стабильной. Иными словами, ситуации, которые приведут к убыточности проекта должны быть маловероятны. Да, в последние годы бизнес сильно трясло событиями, но это не повод не пробовать.

Организуй работу так, чтобы не работать за баром

Набери достаточно линейного персонала, а сам займись административной стороной. Создай структуру своей работы. Положительной стороной полного штата станет то, что в случае каких-то форс-мажоров у персонала ты легко сможешь кого-то подменить. А ещё тебе будет из кого выбирать.

Присмотрись к личным качествам бариста

Да, весь управленческий состав мы будем набирать из бариста, ведь именно они знают специфику работы изнутри. Вернёмся к первому шагу – прибыльности. Имея хорошую прибыль, ты сможешь достойно оплачивать труд бариста и набирать лучших, перспективных людей. Из тех, кто планирует за минимальную зарплату отсиживать часы за телефоном, ожидая завершения 11 класса, ты вряд ли создашь работающую структуру. Стоит ли говорить, что хорошие бариста и для прибыльности сделают больше сами по себе?

Открою ещё один секрет, почему административную работу стоит поручить бариста – экономия денег. Никто со стороны не будет выполнять обязанности старшего бариста за 5000 рублей, а управляющего за 20000 рублей. Но для бариста в дополнение к зарплате это будет уже стоящим бонусом. И вот бариста, совмещающий линейную работу с менеджментом, уже имеет достойные 40-50-60 тысяч рублей, а, возможно, и больше. Более того, данное совмещение помогает в принятии управленческих решений. Да, в дальнейшем сотрудник при управлении несколькими кофейнями сразу может уйти от работы за баром, но создание управляющей компании не тема этой статьи, мы пока говорим о меньшем масштабе.

Качества, которые мы ищем:

— честность и ответственность. Эта связка главный минимум. Сотрудник должен правдиво описывать свои поступки и брать за них ответственность. В любых мелочах. Обрати внимание, что ты чаще слышишь: «Я не знаю, как это вышло» и «Это произошло из-за того, что» или «Произошла данная ситуация, это больше не повторится». Безответственный и лживый управляющий уничтожит твою кофейню быстрее коронавируса и подорожания молока.

— инициативность. В отличие от честности инициативность видно сразу, уже на стажировке человек интересуется всеми тонкостями и пытается быстрее влиться в работу, а когда осваивается – готов брать на себя новые задачи. Только не путай с юношеским максимализмом – когда бариста в первый день готов взять ведение социальных сетей и предлагает улучшения всех процессов.

— амбициозность. В целом не так часто амбициозные люди устраиваются бариста, только на какой-то временный период. Но иногда эта черта раскрывается со временем. И тут мы как раз готовы помочь такому человеку расти вместе с нами, развивая свои таланты.

— умение решать нетипичные задачи и оптимизировать рабочий процесс. Кофейня не сможет работать такой, какой ты её оставишь. Работа любой кофейни на протяжении всей её жизни состоит из принятия сложных решений и обдуманного улучшения всех аспектов. Мне повезло в начале пути встретить человека с такими качествами, и эффективность работы Гравитации кофе сейчас – во многом его заслуга.

Ну и, конечно, приятные бонусы для будущего управляющего – навыки в маркетинге, дизайне или любой другой соприкасающейся сфере.

Обучение персонала

Когда кандидаты выбраны, мы шаг за шагом начинаем прорабатывать новые обязанности вместе и следим за результатом. Не всегда выбор кандидата будет верным, иногда он будет продиктован ситуацией. Но в любом случае не экономь на обучение свои время и силы, они окупятся многократно.

Старший бариста – обязанности и роль в команде

Мы плавно подошли к началу построения организационной структуры. Распределение обязанностей в разных кофейнях происходит по-разному, я опишу то, к чему пришли мы.

Обязанности старшего бариста:

— следить за выполнением стандартов;

— следить за проведением инвентаризации и наличием всего необходимого для работы;

— заниматься типовыми закупками – теми, которые не меняются от раза к разу: заказ воды, сиропов и так далее;

— составлять график работы;

— проводить обучение бариста;

— быть готовым заменить бариста или помочь в нестандартной ситуации;

— отчитываться о проделанной работе, нестандартных ситуациях и предлагать оптимизации рабочего процесса.

Обязанности управляющего кофейней

Как ты видишь, старший бариста взял на себя всю типовую административную работу, оставив управляющему те аспекты, где требуется не только системный подход. Вот задачи управляющего:

— маркетинг кофейни: ведение социальных сетей, проведение акций и прочая подобная работа;

— разработка и введение оптимизаций;

— проработка и введение новых напитков;

— поиск новых поставщиков и оставшаяся часть закупок;

— организация бесперебойной работы кофейни;

— начисление заработной платы;

— контроль за персоналом и его набор;

— создание отчётов для владельца кофейни.

Вместо заключения

Возможно, ты заметил, что описанный тут путь выглядит достаточно прямолинейно, но на практике он работает. Пройдя его, ты освободишь своё время для новых проектов, а при правильном подборе персонала весь процесс работы будет приносить только удовольствие. Да, я знаю, как сложно делегировать свои задачи, считая, что никто не сделает также хорошо, как ты. Но правильно подготовленная команда справится всегда лучше, главное — не теряй с ней связь вместе с интересом к проекту. На этом погорела не одна кофейная сеть.

Понравилась статья? Подпишись на группу ВК с анонсами!